Το μυστικό για το τέλειο brainstorming!

Η ανταλλαγή ιδεών, δηλαδή το λεγόμενο brainstorming, αν και μοιάζει να είναι μια απλή διαδικασία, μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα δύσκολη κατάσταση.

Για να καταλάβετε το γιατί, φανταστείτε την εξής εικόνα: ο προϊστάμενός σας ζητά ιδέες για κάτι δύσκολο και κανείς δεν ξέρει πώς να ανταποκριθεί… και ακολουθεί μια μεγάλη και έντονη παύση, μια αμήχανη σιωπή.

Αυτή η σιωπή είναι αποτέλεσμα του φόβου που έχουμε όλοι μέσα μας ότι μπορεί να εκφράσουμε μια ιδέα που θα τραβήξει κενά βλέμματα και θα προκαλέσει την αρνητική κριτική των συναδέλφων, καθώς και της συλλογικής αίσθησης απογοήτευσης όταν ολόκληρη η ομάδα θέλει να βοηθήσει, αλλά δεν μπορεί να βρει κάτι νέο να προτείνει.

Για να αποφύγουμε αυτές τις παγίδες, η εταιρία σχεδιασμού IDEO έχει αναπτύξει μια στρατηγική που βασίζεται σε τέσσερις απλές λέξεις που βρίσκονται στην φράση «Πώς θα μπορούσαμε να…«.

Σε μια πρόσφατη συζήτηση για την δημιουργική ηγεσία στο γραφείο της εταιρείας, σχεδόν κάθε ερώτηση τέθηκε ως «πώς θα μπορούσαμε να…”. Πώς θα μπορούσαμε να κάνουμε τις ομάδες μας πιο αφοσιωμένες; Πώς θα μπορούσαμε να ενισχύσουμε βαθύτερες σχέσεις μεταξύ των εργαζομένων; Πώς θα μπορούσαμε να εμπνεύσουμε συχνότερη ανταλλαγή γνώσεων; Η ίδια προσέγγιση είναι δημοφιλής στο Google και στο Facebook, σύμφωνα με την επισκόπηση του Harvard για τις μεγάλες επιχειρήσεις.

Ενώ η φράση «Πώς θα μπορούσαμε να» φαίνεται αρκετά απλοϊκή, κάθε λέξη της έχει σκοπό να εξυπηρετήσει έναν συγκεκριμένο σκοπό. Το “πώς” ζητά από τους υπαλλήλους να είναι περιγραφικοί, το «θα μπορούσαμε να» υποδηλώνει ότι υπάρχουν πολλές καλές απαντήσεις και όχι μία σωστή απάντηση και ο α΄ πληθυντικός αριθμός προκαλεί την ένταξη και την συμμετοχή στην ομαδική εργασία, λέει ο Duane Bray, παγκόσμιος επικεφαλής του IDEO.

«Όταν οι πελάτες μας έρχονται σε εμάς, έχουν συχνά να αντιμετωπίσουν ένα μακροχρόνιο πρόβλημα που λέει,«δεν ξέρω πώς»», σύμφωνα με τον ίδιο. «Η ερώτηση «πώς θα μπορούσαμε να» απελευθερώνει τους brainstormers εν μέσω αβεβαιότητας, επειδή τους επιτρέπει να αναδιαμορφώσουν ένα πρόβλημα, βλέποντάς το ως ευκαιρία για πρόκληση«, τονίζει ο κ. Bray, και επισημαίνει ότι η φράση «θα μπορούσαμε να» ενθαρρύνει τους ανθρώπους να ξεκινήσουν συζητήσεις με αισθήματα αισιοδοξίας, ωθώντας τους να δουν τις δυνατότητες και όχι τα προβλήματα.

Αυτή η στρατηγική έχει τη σφραγίδα της έγκρισης του Jean Greaves, του βασικού ψυχολόγου και διευθύνοντος συμβούλου της TalentSmart, η οποία συμβουλεύει στελέχη εταιρειών για τη συναισθηματική νοημοσύνη. Η ερώτηση «πώς θα γίνει αυτό» μπορεί να μεταφέρει στους εργαζόμενους ασυναίσθητα το άγχος της απόδοσης, αναφέρει ο κ. Greaves. Οι άνθρωποι πιθανόν θα μείνουν σιωπηλοί από το φόβο να δώσουν λανθασμένες απαντήσεις.

Αντίθετα, η ομορφιά της φράσης «πώς θα μπορούσαμε να…» έγκειται στο γεγονός ότι εξαλείφει το φόβο, το άγχος και την πίεση υποστηρίζοντας ότι μπορεί να υπάρχουν περισσότερες από μία λύσεις και ότι δεν χρειάζεται τίποτα περισσότερο αυτή τη στιγμή από την συζήτηση γύρω από ιδέες επί του θέματος. «Αυτού του είδους η θετική και αισιόδοξη γλώσσα είναι που προάγει την ελεύθερη σκέψη, η οποία δεν βρίσκει εμπόδια στο άγχος και την ένταση της απόφασης, αλλά αντίθετα βρίσκει πατήματα στην διασκέδαση της εξερεύνησης και της ανακάλυψης ξεχωριστών λύσεων».

Ο κ. Bray της IDEO προσθέτει ότι ο στόχος της διαδικασίας είναι «να δημιουργηθούν όσο το δυνατόν περισσότερες ιδέες” και πως η φράση «πώς θα μπορούσαμε να…» σηματοδοτεί το γεγονός ότι οι επικίνδυνες ή ανεξερεύνητες ιδέες είναι ευπρόσδεκτες. Και είναι πολύ πιο εύκολο να ξεχωρίσει κανείς μέσα από νέες ιδέες που φαίνονται, αρχικά, κάπως τρελές, παρά όταν κάνει προσεκτικές και «μέτριες» σκέψεις.

Εξίσου σημαντικό είναι να θέτουμε ερωτήσεις που πραγματικά θα προκαλέσουν μια παραγωγική συζήτηση. «Θέλετε να αποφύγετε τις πολύ συγκεκριμένες, κλειστές, ερωτήσεις, ο οποίες φέρνουν λίγες και άπνευστες απαντήσεις, καθώς και τις ερωτήσεις που είναι τόσο ευρείες, που καθιστούν δύσκολο το να παραμείνουν οι άνθρωποι σε καλό δρόμο για ιδέες και έμπνευση», εξηγεί ο Bray.

Το τεστ που θα σας αποδείξει εάν έχετε θέσει μια καλή ερώτηση είναι το εάν θα προκαλεί άμεσα ένα εποικοδομητικό brainstorming. Η ερώτηση «πώς μπορούμε να λύσουμε την παγκόσμια ειρήνη;» είναι χαοτική… αλλά το «πώς θα μπορούσαμε να δημιουργήσουμε ένα πιο ειρηνικό περιβάλλον γραφείου;» είναι σίγουρο ότι θα φέρει ορισμένες παραγωγικές απαντήσεις.

Τέλος, η IDEO έχει μια στρατηγική για να εξασφαλίζει ότι οι άνθρωποι σε όλα τα επίπεδα μιας εταιρείας είναι εξουσιοδοτημένοι να συμβάλλουν στη συζήτηση. Αφότου τεθεί μια ερώτηση τύπου «πώς μπορούμε να”, η επιχείρηση ζητά από τους συμμετέχοντες να περάσουν μερικά λεπτά, γράφοντας τις σκέψεις τους σε ένα Post-it. Αυτό εξουσιοδοτεί τους ηγέτες της συζήτησης να καλέσουν οποιονδήποτε στο δωμάτιο, αντί να στηριχθούν μόνο στους προϊστάμενους που, σίγουρα, θα μιλήσουν πρώτοι και, στην ουσία, θα καθορίσουν την πορεία της συνομιλίας για το υπόλοιπο της συνεδρίασης.

Αφήστε μια απάντηση